Karolina Woźniak Czas czytania: do 7 minut
Outsourcing jest nieodłączną częścią dzisiejszego biznesu, w tym także branży e-commerce. Polega on na zleceniu części działań związanych z handlem elektronicznym (np. magazynowanie towaru, obsługa klienta, marketing internetowy) zewnętrznym firmom, które świadczą specjalistyczne usługi w tym zakresie. Pozwala to skupić się na kluczowych obszarach swojej działalności, a także zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Według najnowszych danych pochodzących z raportu „E-commerce Outsourcing Market Size, Share & Trends Analysis Report” przygotowanego przez firmę badawczą Grand View Research, Inc. z marca 2021 roku – globalny rynek outsourcingu w e-commerce osiągnął wartość około 21,8 miliardów dolarów w 2020 roku. Przewiduje się, że w latach 2021-2028 będzie dynamicznie się rozwijał osiągając wzrost wynoszący 9,4% (rok do roku). W niniejszym artykule omówimy korzyści i ryzyka związane z outsourcingiem w e-commerce, aby pomóc przedsiębiorcom zdecydować się, czy jest to rozwiązaniewłaśnie dla ich firmy.
Należy pamiętać, że prognozy są oparte na założeniu stałego tempa wzrostu. Wartości rynku mogą się różnić w zależności od różnych czynników, tj. jak zmiany w gospodarce światowej czy zdarzenia losowe, które wpłyną na branżę e-commerce i outsourcingu.
Outsourcing – jakie zadania można zlecić zewnętrznej firmie?
Wiele zadań w branży e-commerce wiele może być zleconych do wykonania zewnętrznym firmom:
- Logistyka – magazynowanie, pakowanie, etykietowanie, wysyłka oraz zwroty. Niekiedy, także śledzenie przesyłek oraz zarządzanie zapasami.
- Obsługa klienta – telefoniczna czy mailowa obsługa klienta, czat online, rozpatrywanie reklamacji oraz zwrotów, wsparcie techniczne.
- Marketing – wszelkiego rodzaju działania marketingowe, na przykład badanie rynku, planowanie strategii, tworzenie treści na social media, prowadzenie kampanii reklamowych w Internecie.
- Zarządzanie sklepem internetowym – opieka nad prawidłowym działaniem platformy internetowej, aktualizacja oferty produktowej oraz cen, zamieszczanie zdjęć, filmów, opisów produktów.
- IT – projektowanie, tworzenie oraz utrzymywanie systemów informatycznych (np. Oprogramowania, sklepów internetowych, aplikacji mobilnych czy stron internetowych).
- Finanse i księgowość – zadbanie o tematy takie jak rachunkowość, podatki, audyt, rozliczanie płatności oraz zarządzanie rachunkami bankowymi.
- Analiza danych – tworzenie raportów na podstawie różnego rodzaju baz danych, np. analiz sprzedaży, kosztów, rynku czy konkurencji.
- Usługi tłumaczeniowe – tłumaczenie treści na stronie internetowej, np. opisów produktów, stron kategorii lub polityki firmy.
Zalety outsourcingu w branży e-commerce
Outsourcing w branży e-commerce może przynieść wiele korzyści, oto kilka z nich:
- Dostępność usług 24/7;
- Skalowalność w zarządzaniu zasobami;
- Zwiększenie efektywności działań firmy;
- Dostęp do specjalistów z danej dziedziny;
- Skrócenie czasu wdrażania projektów i usług;
- Zwiększenie efektywności i konkurencyjności;
- Koncentracja na głównych zadaniach w firmie;
- Dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności;
- Elastyczność i skalowalność własnej działalności;
- Oszczędności związane z wdrożeniem nowych technologii i narzędzi;
- Zmniejszenie kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników wewnętrznych.
Kiedy warto rozważyć outsourcing
Zastanawiasz się nad wprowadzeniem outsourcingu w firmie? Jakie kwestie powinny być wzięte pod uwagę?
- Kompetencje – firma outsourcingowa powinna posiadać odpowiednie kompetencje oraz doświadczenie w danej dziedzinie. Należy dokładnie zweryfikować potencjalnych dostawców, porównać ich oferty.
- Jakość – jakość oferowanych przez firmę zewnętrzną usług musi być na jak najwyższym poziomie.
- Koszty – outsourcing bywa kosztowny. Należy dokładnie przeanalizować koszty związane z zleceniem określonej usługi zewnętrznej oraz zatrudnieniem wewnętrznej ekipy.
- Reputacja dostawcy – dostawcy, z którym chcemy zlecić zadania outsourcingowe powinni posiadać dobrą reputację oraz posiadać jak najwięcej zadowolonych klientów. Pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie współpracy.
- Bezpieczeństwo danych – działania outsourcingowe mogą się wiązać z ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych. Firma zewnętrzna musi, więc posiadać odpowiednie standardy bezpieczeństwa.
- Kontrola i zarządzanie – odpowiednia kontrola oraz zarządzanie procesem outsourcingu gwarantuje, że usługi będą świadczone zgodnie z oczekiwaniami i standardami firmy.
Kiedy outsourcing się opłaca?
Decyzja o outsourcingu jest zależna od wielu czynników, np. charakteru działalności firmy, jej celów biznesowych, dostępności do odpowiednich dostawców usług czy budżetu. Warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, gdy koszty produkcji są zbyt wysokie albo firma potrzebuje specjalistycznych umiejętności, niedostępnych wewnątrz organizacji.
Przykład
Sklep internetowy może zlecić magazynowanie, pakowanie i wysyłkę zamówień specjalistycznej firmie zewnętrznej, która zajmuje się tego typu usługami. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu na czynnościach logistycznych i skupieniu się na bardziej priorytetowych zadaniach. Outsourcing pozwoli w tej sytuacji na obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem własnej infrastruktury magazynowej i kadry pracowniczej oraz skrócenie czasu realizacji zamówień.
Innym powodem, dla którego warto zdecydować się na outsourcing może być potrzeba zwiększenia efektywności operacyjnej – skupienie się na kluczowych działaniach biznesowych (np. rozwój na rynkach zagranicznych), i zlecenie pozostałych zadań specjalistom zewnętrznym.
Kiedy outsourcing nie będzie najlepszym pomysłem?
W przypadku, kiedy firma wymaga pełnej kontroli nad etapem produkcji lub kluczowymi procesami jej działalności – skorzystanie z outsourcingu nie będzie najlepszym pomysłem. Może to spowodować, że dana organizacja stanie się bardziej podatna na zmiany rynkowe lub problemy z zewnętrznymi dostawcami.
Jak wybrać odpowiednią firmę outsourcingową
Jakie kryteria warto wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej firmy outsourcingowej?
- Jakość obsługi klienta;
- Cena i koszt outsourcingu;
- Referencje i opinie klientów;
- Doświadczenie i umiejętności;
- Bezpieczeństwo przechowywanych danych;
- Korzystna umowa i jasne warunki współpracy;
- Lokalizacja firmy oraz zdolność do pracy w różnych strefach czasowych.
Outsourcing – jakie kwestie ustalić przed podjęciem współpracy?
Przed rozpoczęciem współpracy z firmą outsourcingową należy przygotować niezbędne dokumenty i ustalić kluczowe kwestie. Przed podpisaniem umowy, warto dokładnie przeanalizować każdą z tych kwestii i upewnić się, że są one zgodne z potrzebami prowadzonej przez nas firmy.
- Umowa o outsourcing – podstawowy dokument określający warunki współpracy, zakres usług (jakie zadania będą wykonywane przez firmę outsourcingową oraz oczekiwane rezultaty do osiągnięcia), odpowiedzialność stron, terminy, harmonogramy oraz warunki płatności.
- Polityka bezpieczeństwa danych: dokument, który określa standardy bezpieczeństwa danych i ochrony prywatności przetwarzanych przez firmę outsourcingową.
- Instrukcje dla pracowników: to szczegółowe wytyczne dla pracowników firmy outsourcingowej, którzy będą wykonywać zadania dla Twojej firmy.
- Wymagania techniczne: są to jasno sprecyzowane wymagania techniczne dotyczące sprzętu i oprogramowania, które firma zewnętrzna powinna spełniać.
Należy ustalić, także koszty związane z usługami outsourcingowymi oraz warunki płatności, a także sposoby komunikacji oraz kwestie prawne, np. ubezpieczenie w przypadku ewentualnych problemów.
Jakie ryzyka wiążą się z outsourcingiem
Outsourcing w e-commerce może przynieść wiele korzyści, jednak wiąże się także z pewnym ryzykiem:
- Obawa o bezpieczeństwo ważnych danych;
- Strata reputacji, utrata zaufania klientów;
- Problemy z jakością usług lub produktów;
- Brak elastyczności w firmie outsourcingowej
- Problemy z komunikacją i przekazywaniem informacji
- Problemy z dostępnością – opóźnienia w realizacji projektów i utrata klientów;
- Brak kontroli nad procesami, utrata wpływu na pewne aspekty biznesowe;
- Wzrost kosztów w przypadku problemów z wykonaniem zadania przez firmę outsourcingową.
Pozostałe zagrożenia dla bezpieczeństwa danych osobowych w outsourcingu
Największe zagrożenia dotyczą kradzieży lub wycieku danych. Niebezpieczne mogą być, także ataki hakerskie oraz nieodpowiednie postępowanie z danymi, np. udostępnianie ich niepowołanym osobom, co może prowadzić do naruszenia prywatności klientów.
Podsumowanie
Outsourcing w e-commerce to korzystne rozwiązanie dla wielu firm. Jego zalety to chociażby obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności, elastyczność w realizowaniu różnych projektów, dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, zminimalizowanie ryzyka związanego z inwestycjami w nowe technologie, wiedzę i infrastrukturę. Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podejmujące decyzję o outsourcingu, jest dokładne zrozumienie potrzeb swojego biznesu, a także znalezienie odpowiedniego partnera, który spełni te wymagania. Powinien posiadać duże doświadczenie w branży e-commerce, przestrzegać wysokich standardów bezpieczeństwa i jakości, a także stosować odpowiednie zabezpieczenia. Przed podjęciem współpracy należy podpisać umowę, a także sprecyzować cele, wymagania i oczekiwania oraz terminy realizacji zadań i metody komunikacji.
Droplo to innowacyjna platforma dla firm, umożliwiająca optymalizację i automatyzację sprzedaży online z jednego miejsca. Proponowane rozwiązania odpowiadają na potrzeby zarówno dostawców, jak i sprzedawców. Łatwe nawiązanie współpracy, bezpieczeństwo, dostępność i synchronizacja baz danych pozwalają na skalowanie biznesów dla obu stron.
Wszystko to zyskujesz, dołączając do grona klientów Droplo.