Outsourcing jest nieodłączną częścią dzisiejszego biznesu, w tym także branży e-commerce. Polega on na zleceniu części działań związanych z handlem elektronicznym (np. magazynowanie towaru, obsługa klienta, marketing internetowy) zewnętrznym firmom, które świadczą specjalistyczne usługi w tym zakresie. Pozwala to skupić się na kluczowych obszarach swojej działalności, a także zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Według najnowszych danych pochodzących z raportu „E-commerce Outsourcing Market Size, Share & Trends Analysis Report” przygotowanego przez firmę badawczą Grand View Research, Inc. z marca 2021 roku – globalny rynek outsourcingu w e-commerce osiągnął wartość około 21,8 miliardów dolarów w 2020 roku. Przewiduje się, że w latach 2021-2028 będzie  dynamicznie się rozwijał osiągając wzrost wynoszący 9,4% (rok do roku). W niniejszym artykule omówimy korzyści i ryzyka związane z outsourcingiem w e-commerce, aby pomóc przedsiębiorcom zdecydować się, czy jest to rozwiązaniewłaśnie dla ich firmy.

Należy pamiętać, że prognozy są oparte na założeniu stałego tempa wzrostu. Wartości rynku mogą się różnić w zależności od różnych czynników, tj. jak zmiany w gospodarce światowej czy zdarzenia losowe, które wpłyną na branżę e-commerce i outsourcingu. 

Outsourcing – jakie zadania można zlecić zewnętrznej firmie? 

Wiele zadań w branży e-commerce wiele może być zleconych do wykonania zewnętrznym firmom:  

1. Logistyka – magazynowanie, pakowanie, etykietowanie, wysyłka oraz zwroty. Niekiedy, także śledzenie przesyłek oraz zarządzanie zapasami.  
2. Obsługa klienta – telefoniczna czy mailowa obsługa klienta, czat online, rozpatrywanie reklamacji oraz zwrotów, wsparcie techniczne. 
3. Marketing – wszelkiego rodzaju działania marketingowe, na przykład badanie rynku, planowanie strategii, tworzenie treści na social media, prowadzenie kampanii reklamowych w Internecie.  
4. Zarządzanie sklepem internetowym – opieka nad prawidłowym działaniem platformy internetowej, aktualizacja oferty produktowej oraz cen, zamieszczanie zdjęć, filmów, opisów produktów. 
5. IT – projektowanie, tworzenie oraz utrzymywanie systemów informatycznych (np. Oprogramowania, sklepów internetowych, aplikacji mobilnych czy stron internetowych).  
6. Finanse i księgowość – zadbanie o tematy takie jak rachunkowość, podatki, audyt, rozliczanie płatności oraz zarządzanie rachunkami bankowymi. 
7. Analiza danych – tworzenie raportów na podstawie różnego rodzaju baz danych, np. analiz sprzedaży, kosztów, rynku czy konkurencji.  
8. Usługi tłumaczeniowe – tłumaczenie treści na stronie internetowej, np. opisów produktów, stron kategorii lub polityki firmy.

Zalety outsourcingu w branży e-commerce  

Outsourcing w branży e-commerce może przynieść wiele korzyści, oto kilka z nich: 

• Dostępność usług 24/7; 
• Skalowalność w zarządzaniu zasobami;  
• Zwiększenie efektywności działań firmy; 
• Dostęp do specjalistów z danej dziedziny; 
• Skrócenie czasu wdrażania projektów i usług; 
• Zwiększenie efektywności i konkurencyjności; 
• Koncentracja na głównych zadaniach w firmie; 
• Dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności; 
• Elastyczność i skalowalność własnej działalności;  
• Oszczędności związane z wdrożeniem nowych technologii i narzędzi;
• Zmniejszenie kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników wewnętrznych.

Kiedy warto rozważyć outsourcing 

Zastanawiasz się nad wprowadzeniem outsourcingu w firmie? Jakie kwestie powinny być wzięte pod uwagę? 

• Kompetencje – firma outsourcingowa powinna posiadać odpowiednie kompetencje oraz doświadczenie w danej dziedzinie. Należy dokładnie zweryfikować potencjalnych dostawców, porównać ich oferty. 
• Jakość – jakość oferowanych przez firmę zewnętrzną usług musi być na jak najwyższym poziomie. 
• Koszty – outsourcing bywa kosztowny. Należy dokładnie przeanalizować koszty związane z zleceniem określonej usługi zewnętrznej oraz zatrudnieniem wewnętrznej ekipy. 
• Reputacja dostawcy – dostawcy, z którym chcemy zlecić zadania outsourcingowe powinni posiadać dobrą reputację oraz posiadać jak najwięcej zadowolonych klientów. Pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie współpracy. 
• Bezpieczeństwo danych – działania outsourcingowe mogą się wiązać z ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych. Firma zewnętrzna musi, więc posiadać odpowiednie standardy bezpieczeństwa. 
• Kontrola i zarządzanie – odpowiednia kontrola oraz zarządzanie procesem outsourcingu gwarantuje, że usługi będą świadczone zgodnie z oczekiwaniami i standardami firmy. 

Kiedy outsourcing się opłaca? 

Decyzja o outsourcingu jest zależna od wielu czynników, np. charakteru działalności firmy, jej celów biznesowych, dostępności do odpowiednich dostawców usług czy budżetu. Warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, gdy koszty produkcji są zbyt wysokie albo firma potrzebuje specjalistycznych umiejętności, niedostępnych wewnątrz organizacji. 

Przykład 

Sklep internetowy może zlecić magazynowanie, pakowanie i wysyłkę zamówień specjalistycznej firmie zewnętrznej, która zajmuje się tego typu usługami. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu na czynnościach logistycznych i skupieniu się na bardziej priorytetowych zadaniach. Outsourcing pozwoli w tej sytuacji na obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem własnej infrastruktury magazynowej i kadry pracowniczej oraz skrócenie czasu realizacji zamówień.  

Innym powodem, dla którego warto zdecydować się na outsourcing może być potrzeba zwiększenia efektywności operacyjnej – skupienie się na kluczowych działaniach biznesowych (np. rozwój na rynkach zagranicznych), i zlecenie pozostałych zadań specjalistom zewnętrznym.  

Kiedy outsourcing nie będzie najlepszym pomysłem? 

W przypadku, kiedy firma wymaga pełnej kontroli nad etapem produkcji lub kluczowymi procesami jej działalności – skorzystanie z outsourcingu nie będzie najlepszym pomysłem. Może to spowodować, że dana organizacja stanie się bardziej podatna na zmiany rynkowe lub problemy z zewnętrznymi dostawcami. 

Jak wybrać odpowiednią firmę outsourcingową

Jakie kryteria warto wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej firmy outsourcingowej? 

• Jakość obsługi klienta; 
• Cena i koszt outsourcingu; 
• Referencje i opinie klientów; 
• Doświadczenie i umiejętności; 
• Bezpieczeństwo przechowywanych danych; 
• Korzystna umowa i jasne warunki współpracy; 
• Lokalizacja firmy oraz zdolność do pracy w różnych strefach czasowych. 

Outsourcing – jakie kwestie ustalić przed podjęciem współpracy? 

Przed rozpoczęciem współpracy z firmą outsourcingową należy przygotować niezbędne dokumenty i ustalić kluczowe kwestie. Przed podpisaniem umowy, warto dokładnie przeanalizować każdą z tych kwestii i upewnić się, że są one zgodne z potrzebami prowadzonej przez nas firmy.  

• Umowa o outsourcing – podstawowy dokument określający warunki współpracy, zakres usług (jakie zadania będą wykonywane przez firmę outsourcingową oraz oczekiwane rezultaty do osiągnięcia), odpowiedzialność stron, terminy, harmonogramy oraz warunki płatności. 
• Polityka bezpieczeństwa danych: dokument, który określa standardy bezpieczeństwa danych i ochrony prywatności przetwarzanych przez firmę outsourcingową. 
• Instrukcje dla pracowników: to szczegółowe wytyczne dla pracowników firmy outsourcingowej, którzy będą wykonywać zadania dla Twojej firmy. 
• Wymagania techniczne: są to jasno sprecyzowane wymagania techniczne dotyczące sprzętu i oprogramowania, które firma zewnętrzna powinna spełniać. 

Należy ustalić, także koszty związane z usługami outsourcingowymi oraz warunki płatności, a także sposoby komunikacji oraz kwestie prawne, np. ubezpieczenie w przypadku ewentualnych problemów. 

Jakie ryzyka wiążą się z outsourcingiem 

Outsourcing w e-commerce może przynieść wiele korzyści, jednak wiąże się także z pewnym ryzykiem:  

1. Obawa o bezpieczeństwo ważnych danych; 
2. Strata reputacji, utrata zaufania klientów; 
3. Problemy z jakością usług lub produktów; 
4. Brak elastyczności w firmie outsourcingowej  
5. Problemy z komunikacją i przekazywaniem informacji 
6. Problemy z dostępnością – opóźnienia w realizacji projektów i utrata klientów; 
7. Brak kontroli nad procesami, utrata wpływu na pewne aspekty biznesowe; 
8. Wzrost kosztów w przypadku problemów z wykonaniem zadania przez firmę outsourcingową. 

Pozostałe zagrożenia dla bezpieczeństwa danych osobowych w outsourcingu 

Największe zagrożenia dotyczą kradzieży lub wycieku danych. Niebezpieczne mogą być, także ataki hakerskie oraz nieodpowiednie postępowanie z danymi, np. udostępnianie ich niepowołanym osobom, co może prowadzić do naruszenia prywatności klientów. 

Podsumowanie

Outsourcing w e-commerce to korzystne rozwiązanie dla wielu firm. Jego zalety to chociażby obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności, elastyczność w realizowaniu różnych projektów, dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, zminimalizowanie ryzyka związanego z inwestycjami w nowe technologie, wiedzę i infrastrukturę. Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podejmujące decyzję o outsourcingu, jest dokładne zrozumienie potrzeb swojego biznesu, a także znalezienie odpowiedniego partnera, który spełni te wymagania. Powinien posiadać duże doświadczenie w branży e-commerce, przestrzegać wysokich standardów bezpieczeństwa i jakości, a także stosować odpowiednie zabezpieczenia. Przed podjęciem współpracy należy podpisać umowę, a także sprecyzować cele, wymagania i oczekiwania oraz terminy realizacji zadań i metody komunikacji.  

Droplo to innowacyjna platforma dla firm, umożliwiająca optymalizację i automatyzację sprzedaży online z jednego miejsca. Proponowane rozwiązania odpowiadają na potrzeby zarówno dostawców, jak i sprzedawców. Łatwe nawiązanie współpracy, bezpieczeństwo, dostępność i synchronizacja baz danych pozwalają na skalowanie biznesów dla obu stron.   

Wszystko to zyskujesz, dołączając do grona klientów Droplo. 

Zobacz także: 

• Jak zabezpieczyć sklep przed atakami cyfrowymi?

• 10 błędów początkujących właścicieli sklepów internetowych

• Jak uniknąć 10 błędów popełnianych przez sklepy internetowe?